Как наладить эффективный процесс написания текстов?

Никто не умеет так ценить время, как журналист или копирайтер. Профессионал в работе с текстами знает – несвоевременно написанная публикация теряет ценность. Актуальность темы исчезнет, конкуренты успеют разместить аналогичную статью. В итоге материал не соберет необходимый отклик и не достигнет цели.

Опытный автор умеет писать тексты быстро и качественно. Но, к сожалению, этого не всегда достаточно для соблюдения дедлайнов. В процессе создания текста участвуют и другие люди, и от того, насколько согласована их работа между собой, зависят сроки публикации.

Есть ли оптимальный способ организовать такое взаимодействие? Давайте разберемся.

Команда

Для начала рассмотрим, кто обычно входит в состав типичной редакции, агентства копирайтинга или маркетингового отдела. Над подготовкой одного текста трудятся как минимум три человека:

  • Редактор планирует и проверяет работу, занимается организацией рабочего процесса, координирует действия сотрудников.
  • Журналист занят непосредственно подготовкой новости или статьи.
  • Корректор вносит правки в публикацию и согласовывает их с автором.

В зависимости от компании и назначения текста, в эту схему могут входить и другие люди:

  • Заказчик. Это может быть как рекламодатель или клиент студии копирайтинга, так и просто человек, не состоящий в штате, но заинтересованный в финальном результате. Например, собеседник, который дал интервью.
  • Фотограф или иллюстратор. Включается в процесс, если материал необходимо дополнить изображениями.
  • Контент-менеджер, который занимается подготовкой публикации к размещению на сайте.

Уязвимые места

На взаимодействии этих людей строится процесс написания текста. Если он плохо налажен, то неизбежно возникают задержки и срывы сроков. Есть три причины, по которым так происходит:

  1. Лишние согласования и уточнения. Возникает из-за неоформленных этапов процесса. В результате сотрудники не знают, на какой стадии сейчас находится работа и ведется ли она вообще.
  2. Работу приходится переделывать. Происходит из-за плохо построенной иерархии. Если журналист сразу отправит текст редактору, то контент-менеджеру придется публиковать статью дважды: сначала первый вариант, утвержденный без корректорской обработки, и затем второй, после того, как обнаружится отсутствие вычитки и будут внесены правки. Конечно, можно всегда уточнить, прошел ли текст проверку, но тогда мы возвращаемся к первому пункту.
  3. Вместо того, чтобы выполнять основные обязанности, сотрудник занимается не своей работой. А это – признак неправильного разделения ответственности. Копирайтеру не нужно видеть сырые правки заказчика. Их сначала должен обработать редактор или проект-менеджер, уточнить и согласовать спорные моменты с клиентом и лишь затем передать задание исполнителю в понятной для него форме.

Как оптимизировать процесс?

Наилучшего результата поможет достичь визуализация. Как бы подробно не составлялись инструкции и памятки, четкая и лаконичная схема лучше проиллюстрирует рабочий процесс.

Но для этого необходима предварительная работа. Нужно четко знать и понимать, каким образом происходит написание текста «А до Я», какие люди в этом задействованы, какие задачи они должны выполнять, а какие – нет.

В итоге получится схема вроде этой:

  1. Редактор или проект-менеджер получает задание на создание текста. Он обрабатывает входящую информацию, составляет при необходимости техническое задание и отправляет его одному из свободных авторов.
  2. Журналист или копирайтер подтверждает, что взял задачу в работу. Кроме написания текста, он также собирает фактический материал, общается со специалистами, изучает статистику и исследования по теме.
  3. Готовый вариант текста отправляется корректору. Он вносит правки и согласовывает их с автором. Если ошибок в статье слишком много, то материал снова возвращается журналисту на доработку, без вмешательства руководителя.
  4. Когда текст полностью готов, он попадает к редактору, который проверяет его на соответствие требованиям редакции и заказчика. Если есть замечания, статья снова отправляется автору, и цикл повторяется.
  5. Если все в порядке, руководитель согласовывает публикацию с заказчиком. Им, к слову, может быть не только клиент или рекламодатель, но и главный редактор издания, например, или интервьюируемый.
  6. Возникли замечания – текст снова возвращается к проект-менеджеру. Он обрабатывает правки, составляет новое задание и поручает его автору. Цикл снова повторяется, и так до тех пор, пока публикация не будет утверждена.

Это только пример построения работы в команде. Но при желании в него можно добавить и других сотрудников или изменить порядок действий. Главное – понимать суть процесса, его назначение и цель, которую необходимо достичь.

Где оформить?

Нарисовать схему бизнес-процесса можно по-разному. Более того, иногда нет нужды прибегать к использованию специализированных решений. Все зависит от размера вашего коллектива и рабочих задач, которые ему приходится решать.

Условно программы для управления командой можно разделить на три группы:

  • Неавтоматизированные системы. По сути, в них можно просто нарисовать график как в примере выше. Все остальное – на совести самих работников. Это в основном непрофильные программы: Excel, Photoshop или даже обычный лист бумаги. Подойдет для мини-команды из 2-3 хорошо знакомых друг с другом человек, но не более того.
  • Project Management. Это уже софт посерьезней. Обычно с его помощью можно ставить сотрудникам задачи, отслеживать их выполнение, оперативно решать рабочие вопросы. Сокращается время на согласование и переделывание. Подойдет для небольших редакций или отделов до 10-20 человек. Представители: Trello, Teamwork, Zoho.
  • Business Process Management. Мощные решения для комплексного управления проектами и бизнес-процессами. Позволяют автоматизировать работу, организовать иерархию в коллективе и разграничить обязанности. Очень необходимая вещь в крупной компании, однако иногда полезна и небольшим командам. Первым подойдут комплексные решения вроде ELMA или bpm'online CRM, меньшим организациям – программы с гибкой ценовой политикой вроде Planfix или Neaktor.

Внедрение системы управления проектами упростит построение эффективной схемы работы с текстами. Но не забывайте: куда важнее вникнуть в этот процесс и организовать его не на «бумаге», а на практике.

Понравился текст? Расскажите о нем другим!